Vivimos en un mundo altamente competitivo, donde el avance imparable de la tecnología de la información está modelando nuestra forma de trabajar hoy en día. Por ello, la Oficina Virtual se postula como la solución ideal para empresas de nueva creación, empresas que buscan expandirse en nuevos mercados y autónomos o profesionales que trabajan desde casa.
La Oficina Virtual se impone ante el modelo de trabajo tradicional sin necesidad de contar con el espacio de oficina y los gastos que conlleva. En esencia la Oficina Virtual cumple la misma función que una oficina física: recibir tu correo, atender a tus clientes y tener una dirección para tu negocio. Los servicios que se incluyen en una oficina virtual pueden ser muchos, desde una simple dirección empresarial hasta un centro de atención al cliente que gestione las visitas y la documentación de tus clientes. En algunos casos, los Centros de Negocios que ofrecen este servicio pueden incluir despachos físicos o alquiler de salas de reuniones.
¿Qué beneficios tiene una Oficina Virtual?
Trabaja desde donde tú quieras
Uno de los beneficios de contar con una Oficina Virtual es que podrás trabajar en el horario y día que desees, conectado desde cualquier dispositivo, lo cual te reducirá el tiempo de respuesta para urgencias, ya que no necesitarás desplazarte a un lugar determinado, dándote libertad para trabajar donde quieras y cómo quieras.
Comunícate con tus clientes de forma fluida
Las Oficinas Virtuales cuentan con servicios de recepción que se encargarán de atender a tus clientes, recibir y enviar tus paquetes y/o correspondencia, manteniéndote informado de todo lo que suceda en relación a tu empresa, lo cual contribuirá a que no existan interrupciones. Tener una oficina tradicional consume tiempo y energía, es necesario administrar al personal, así como equipar y mantener la oficina, con la Oficina Virtual todo esto no será un problema y te permitirá concentrarte en las actividades más importantes para tu negocio.
Ahorra dinero
Las empresas pequeñas y emergentes no suelen contar con un presupuesto muy amplio y, el alquiler de un espacio genera un coste fijo que no toda empresa puede asumir. Por lo que, en estos casos, teniendo una oficina virtual ahorrarás una gran cantidad de dinero, ya que, los costes asociados con una oficina tradicional como luz, agua o conexión a internet, no existirán. Además de los costes de la propia oficina, tus empleados no incurrirán en gastos adicionales como trasporte o alimentación fuera de casa, y podrías llegar a un acuerdo salarial que sea favorable para ambas partes. Si la estructura de costes de tu empresa se optimiza, las ganancias crecerán y podrás ofrecer un mejor servicio a tus clientes y un trato mucho más dedicado. En muchos casos, la inversión de una oficina tradicional no se justifica ya que no recibes clientes diariamente en tu oficina y probablemente desearías reorientar tu capital a optimizar tu propio negocio.
Garantiza la profesionalidad
Las oficinas virtuales son el lugar de trabajo del futuro, precisamente porque te permiten mantener una imagen profesional de cara a tus clientes. Te ofrecen la posibilidad de que tu empresa tenga su domicilio fiscal en buenas ubicaciones y con profesionales que tratarán a tus clientes como parte de tu empresa, lo que le dará una imagen de prestigio a tu marca. Además, poder disponer de salas de reuniones acentuará esa imagen profesional donde podrás recibir a tus clientes cuando lo creas más conveniente.
Ubícate en zonas privilegiadas
La ubicación de tu Oficina Virtual es fundamental. Puedes solicitar el servicio en la zona y la ciudad que elijas. De cara al cliente, ayudará a afianzar la confianza para con tu empresa y proyectará mayor profesionalismo e imagen de negocio. Como reza la premisa social, la primera impresión es la que cuenta.
Haz crecer a tu empresa
Tu empresa puede crecer todo lo que quieras. El problema con las oficinas físicas es que tu crecimiento está delimitado por el espacio finito de tu oficina. Con las Oficinas Virtuales no te debes preocupar por el espacio. Puedes pasar de 5 a 50 empleados sin ningún problema. Muchas empresas en fase de expansión contratan una Oficina Virtual para establecerse en otras regiones. Es una excelente forma de proyectar tu presencia en nuevas áreas y nichos de mercado antes de establecer una instalación física en la región.
¿Qué tipo de servicios incluye la Oficina Virtual?
Domiciliación comercial, social y fiscal
La domiciliación de empresa es un servicio completo que te permite utilizar la dirección seleccionada como domicilio comercial, social y fiscal de la empresa y recibir toda su correspondencia y paquetería. La dirección elegida la puedes utilizar en toda tu papelería de empresa y en tu Web para realzar tu imagen corporativa y crear una primera impresión profesional. Utiliza la dirección como punto de recogida y entrega de paquetería para tus clientes. El correo recepcionado lo puedes recoger a tu conveniencia o puedes solicitar que sea reenviado a cualquier otra ubicación mundial en cualquier momento.
Atención telefónica
Con el servicio de atención telefónica se te asigna un número de teléfono exclusivo que puedes usar en toda tu papelería corporativa y en tu web. Si ya dispones de un número propio y lo quieres mantener, puedes desviarlo al número asignado para que te atiendan las llamadas y tú puedas concentrarte en tu negocio. Las llamadas serán atendidas por el personal profesional del Centro, respondiendo con el nombre de tu empresa. Si no estás disponible para atender la llamada, entonces recibirás por email los detalles inmediatamente después de la llamada. Fuera de horas tendrás un buzón de voz. La atención telefónica personalizada es un excelente servicio a un coste muy bajo, ideal para aquellos que están en constante desplazamiento y no pueden atender las llamadas correctamente o simplemente como una extensión de tu empresa para descongestionar
¿Para quién es la Oficina Virtual?
El modelo de Oficina Virtual cuenta con una gran flexibilidad y permite adaptarse a distintos tipos de negocio. Los perfiles que más demandan éstos servicios son:
Los autónomos que necesitan una ubicación para su negocio sin incrementar sus gastos y con la ventaja de mantener su domicilio personal privado. También para aquellos que necesiten contar con una ubicación física de manera puntual, para una reunión con algún cliente, sin tener que contar de manera permanente con ella.
Las PYMES que necesitan un domicilio social para la empresa, aunque tengan poca actividad o estén en los primeros momentos de su vida y que no necesiten contar con una oficina.
Las empresas en fase de expansión buscan nuevas ubicaciones privilegiadas para dotar de mayor visibilidad a su negocio e imagen de marca. Es inevitable que, como empresa, seamos juzgados por el lugar donde trabajamos.
¿Te conviene una Oficina Virtual?
Las Oficinas Virtuales pueden satisfacer todas estas necesidades específicas; sólo necesitas establecer cuáles son las tuyas. La imagen y las perspectivas de tu negocio y la calidad de tu entorno de trabajo pueden ser transformadas en sólo unos días. El objetivo de la Oficina Virtual es básicamente que te puedas centrar en tu negocio; del resto nos encargamos nosotros.
